Zadania Wydziału Organizacji, Inwestycji i Nadzoru

1. W zakresie ogólnym dotyczącym organizacji Starostwa i organizacji Sekretariatu Starosty i Wicestarosty:

zapewnienie właściwej organizacji pracy oraz sprawnego funkcjonowania Starostwa,
opracowywanie projektów zmian Statutu Powiatu, Regulaminu Organizacyjnego Starostwa, Regulaminu Pracy i Regulaminu Wynagradzania, a także innych Regulaminów i Zarządzeń Starosty niezbędnych do pracy Starostwa,
prowadzenie rejestrów w tym min. rejestrów umów, porozumień,
inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa,
opracowywanie i realizacja planu finansowego dotyczącego zadań Wydziału,
przeprowadzanie okresowej kontroli stosowania przez wydziały jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji kancelaryjnej,
przygotowywanie i prowadzenie rejestru spraw powierzonych innym jednostkom w ramach porozumień,
prowadzenie kontroli dotyczącej organizacji i funkcjonowania wydziałów, załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej oraz realizacji aktów prawnych Rady, Zarządu i Starosty,
prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy w Starostwie,
prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz nadzór nad ich realizacją,
bieżąca kontrola obecności pracowników,
udzielanie odpowiednich wyjaśnień prowadzącemu postępowanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich,
organizowanie i nadzorowanie załatwiania interpelacji poselskich i senatorskich,
Obsługa kancelaryjna Starostwa,
Obsługa Sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
Załatwianie spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami informacyjnymi,
Prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych i stempli Starostwa,
Prowadzenie rejestru wydanych poleceń wyjazdu służbowego,
Organizowanie spotkań, narad z przedstawicielami organów administracji rządowej i samorządowej, kierownikami i dyrektorami jednostek podległych, organizacjami społecznymi i in.
Prowadzenie spraw dotyczących zamawiania usług i kontroli realizacji umów w zakresie usług pocztowych dla potrzeb Starostw,
Nadzór nad usługami telefonicznymi i abonenckimi świadczonymi dla potrzeb Starostwa w tym min. nadzór i kontrola nad tymi umowami,
Prowadzenie spraw związanych z używaniem telefonów komórkowych w tym:
a) dokonywanie zakupu telefonów komórkowych,
b) wydawanie oraz przyjmowanie zwracanych telefonów komórkowych,
c) kontrola limitów na połączenia,
d) zgłaszanie kradzieży telefonów,
e) prowadzenie rejestru osób uprawnionych do korzystania z telefonów komórkowych,
Zakup i prenumerata czasopism na potrzeby Starostwa Powiatowego,
Prowadzenie zbiorów Dzienników Ustaw, Monitorów Polskich i dzienników Urzędowych Województwa Warmińsko – Mazurskiego.

2. W zakresie gospodarowania majątkiem ruchomym:

a) zakupy ruchomych składników majątku oraz ich oznakowanie,
b) prowadzenie dokumentacji środków trwałych o charakterze wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych,
c) pomoc dla Wydziału Finansowego w uzgadnianiu stanu majątku ruchomego z księgami rachunkowymi,

3. Prowadzenie ewidencji pozabilansowej majątku ruchomego.

4. W zakresie kontroli zewnętrznej i wewnętrznej:

kontrola jednostek organizacyjnych,
kontrola wewnętrzna Wydziałów Starostwa.

5. W zakresie spraw kadrowych:

prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu,
wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu,
prowadzenie i dokumentowanie spraw dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent i emerytur, jubileuszy oraz odznaczeń,
koordynowanie szkoleń, dokształcenia i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa,
nadzorowanie i prowadzenie dokumentacji dotyczącej przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
prowadzenie rejestru upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Starosty,
sporządzanie sprawozdań statystycznych,
prowadzenie aktów prawa miejscowego,
załatwianie wniosków i skarg obywateli,

6. W zakresie ochrony danych osobowych:

nadzorowanie i prowadzenie dokumentacji dotyczącej przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych,
prowadzenie przez administratora bezpieczeństwa informacji spraw związanych z rejestracją zbiorów danych osobowych oraz ich przetwarzaniem zgodnie przepisami ustawy o ochronie danych osobowych,
prowadzenie rejestru osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
zapewnienie ochrony danych osobowych oraz prowadzenie szkoleń pracowników z zakresu ochrony danych osobowych,
opracowanie i stała aktualizacja dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

7. W zakresie informatyzacji:

koordynacja działań z zakresu informatyki w Starostwie,
przygotowywanie inwestycji w zakresie infrastruktury informatycznej,
zabezpieczenie ciągłości funkcjonowania infrastruktury informatycznej,
zabezpieczenie przestrzegania prawa autorskiego i ochrony danych osobowych przy używaniu oprogramowania informatycznego w Starostwie,
organizacja szkoleń w zakresie obsługi sprzętu i oprogramowania informatycznego,
inwentaryzacja sprzętu komputerowego i oprogramowania zainstalowanego w wydziałach,

8. W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego:

przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych Starostwa,
przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji,
inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie akt na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zgody archiwum państwowego.

9. W zakresie inwestycji:

przygotowanie programów i koncepcji,
zlecenie opracowania dokumentacji technicznej,
opracowywanie dokumentacji przetargowej,
sporządzanie umów na wykonawstwo i nadzór,
przekazanie placu budowy wraz z kompletną dokumentacją,
współpraca z wykonawcami i inspektorami nadzoru nad realizacją całej inwestycji z upoważnienia Starosty,
odbiory, rozliczenia finansowe i przekazywanie inwestycji do użytkowania.

10. Prowadzenie spraw w zakresie administracyjno - gospodarczym:

nadzór nad pracownikami obsługi,
gospodarowanie środkami transportu,
zaopatrzenie Starostwa w materiały biurowe, akcesoria komputerowe oraz środki utrzymania czystości.

11. W zakresie zamówień publicznych:

sporządzanie dokumentacji przetargowej,
prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
kontrola prawidłowości wykonywania zamówień, tego samego rodzaju, do wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 Euro, na podstawie planów zamówień publicznych zgłoszonych przez poszczególnych naczelników wydziałów/pracowników komórek odpowiedzialnych merytorycznie za wykonywanie zadań.

12. W zakresie spraw socjalnych:

gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
przygotowywanie projektu regulaminu gospodarowania Funduszem ustalającego zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych przez Fundusz,
planowanie wykorzystania środków Funduszu,
realizacja działalności socjalnej Starostwa.

13. Prowadzenie i aktualizacja ubezpieczenia mienia powiatowego.

14. W zakresie gospodarki nieruchomościami budynków administrowanych przez Starostwo:

zabezpieczenie techniczne budynków i budowli administrowanych przez Starostwo wraz z prowadzeniem remontów bieżących,
prowadzenie ksiąg obiektów,
organizowanie przeglądów pięcioletnich i rocznych,
organizowanie przeglądów gwarancyjnych,
planowanie rocznych potrzeb remontowych i wyposażeniowych z opracowaniem wniosków budżetowych,
przygotowanie dokumentacji remontów,
prowadzenie remontów planowanych i doraźnych,
odbiory i rozliczanie remontów,
organizowanie przeglądów i napraw konserwacyjnych oraz uzupełnianie wyposażenia wynikającego z przepisów,
zawieranie umów najmu, dzierżawy lub użyczenia wraz z naliczaniem opłat,
uczestniczenie w opracowywaniu planów dotyczących strategii i rozwoju Powiatu,
kompletowanie i przechowywanie umów na dostawę energii cieplnej, energii elektrycznej, wody i ścieków,
sprawdzanie i rozliczanie rachunków i faktur za dostawę mediów,
sporządzanie materiałów do okresowej analizy kosztów,
prowadzenie rejestru najmu i użyczenia,
prowadzenie rejestru umów dostaw energii cieplnej, elektrycznej, wody i ścieków.

15. W zakresie transportu drogowego:

wydawanie zezwoleń na krajowy zarobkowy przewóz pojazdami samochodowymi nie będącymi taksówkami,
przeniesienie uprawnień wynikających z zezwoleń w razie śmierci osoby posiadającej zezwolenie, połączenia podziału lub przekształcenia przedsiębiorcy posiadającego zezwolenie,
koordynacja rozkładów jazdy przewoźników wykonujących transport zarobkowy przewóz osób pojazdami samochodowymi w regularnym oraz regularnym szczególnym transporcie drogowym w zależności od przebiegu linii komunikacyjnej,
wydawanie zaświadczeń oraz wypisu z zaświadczeń w krajowym transporcie drogowym na przewozy własne dla przedsiębiorców, których siedziba znajduje się na terenie Powiatu,
wydawanie i cofanie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób lub rzeczy oraz pośrednictwa przy przewozie rzeczy dla przedsiębiorców, których siedziba znajduje się na terenie Powiatu,
przeprowadzenie kontroli działalności gospodarczej posiadacza zezwolenia, zaświadczenia, licencji zgodnie z upoważnieniem wydanym przez Starostę lub jego zastępców,
współpraca z Wojewódzkimi Ośrodkami Ruchu Drogowego w zakresie bezpieczeństwa,
reprezentowanie Powiatu w pracach Wojewódzkiej Rady Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego,
prowadzenie rejestru zezwoleń na krajowy transport osób,
prowadzenie rejestru wniosków i wydanych zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne,
prowadzenie rejestru wniosków i wydanych licencji na wykonywanie krajowego drogowego transportu rzeczy,
prowadzenie rejestru wniosków i wydanych licencji na wykonywanie krajowego drogowego transportu osób.

16. Przygotowywanie materiałów i wykonywanie czynności organizacyjnych we współpracy z odpowiednim wydziałem Starostwa, związanych z udzielaniem zgodny na zbycie, wydzierżawienie lub wynajem majątku trwałego zakładów opieki zdrowotnej.

17. Prowadzenie spraw związanych z nadzorem właścicielskim na spółkami w których powiat posiada udziały.

metryczka

Wytworzył: Mirosław Wolak (8 lipca 2010)
Opublikował: Mirosław Wolak (8 lipca 2010, 08:12:14)

Ostatnia zmiana: Mirosław Wolak (29 czerwca 2012, 09:56:35)
Zmieniono: Zaktualizowano nazwę wydziału

rejestr zmian tej informacji »

Liczba odsłon: 6852